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プロジェクトチームをリードすることが困難な理由

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プロジェクトはあまりにも一般的です。そのため、私たちはそれを当然の毎日の仕事の一部として見て、適切なアプローチを取りません。私たちは通常、チームを集めて、プロフェッショナルなアプローチを取らないまま、チームを結成していきなりプロジェクトに手を出しがちです。すぐさま実践に移るた​め、必要なプランニングを行うことがありません。戦略や専門知識を持たずにチームが突入することはとても危険です。
 
文書化されたプランニングのプロセスが存在しないことも少なくありません。プロジェクトが繰り返し行われたり非常に似通ったプロジェクト​が実施されるのに皮肉な話です。テンプレートや構造がないために、誰もがその場しのぎの即興で対応し、分かりきったことを一からやり直します。
     
プロジェクトの目標が曖昧なこともよくあります。実戦部隊に対しトップのリーダーシップから方向性が示されない​ことが原因です。すると、プロジェクトリーダーはプロジェクトを実施する明確な理由をボトムアップで求め、チームに関与する全員が理由を理解するよう徹底しなければならなくなります。
 
プロジェクトの範囲の曖昧さは、癌のようにプロジェクトに忍び寄り成​功を阻みます。すべきことの境界が曖昧なまま、プロジェクトが開始されます。すると部外者やチーム自体がエミューのようにキラキラ光る物に惹きつけられ、たちまち追加の作業が膨れ上がりますが、プロジェクトの日程やリソースに変更はありません。これでは「終わりよし」にはなりません。
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役割、予算、日程、フォローアップに関する実践戦略は弱いか存在しません。楽しみながらその場しのぎでやっているときは、実際の仕事で多忙を極めていますから戦略は不要です。日程が明確にされていなかったり適切に計画されていなかったために、後々支障が出てきます。求められるタイミングで​リソースが揃わなかったり、作業の順番がずれていることが判明し、簡単に対処したり解決できない遅れが生じます。
 
プロジェクトリーダーシップで最も難しいのはロジスティクスよりも人材であることに、あなたはたちまち気づきます。プロジェクトチームの人​材と必要なスキルセットが一致せず、手元の人材で間に合わせなければなりません。チーム内の仕事のスタイルがかみ合わず、チームのプロジェクトリーダーの役割に加え、心理学者さながらにスタッフや部署内の対立に多大な時間とエネルギーを費やすことになります。
     
プロジェクトの開始はわくわくするものですが、やがて他の仕事がプロジェクトの邪魔をし、スタッフの時間の争奪戦になります。スタッフのモチベーションは下がり始めます。あなたはプロジェクトの成功に向けて情熱と全力を傾けるよう、常にスタッフを励まさねばなりません。自分にコミュニケーションスキルと説得力が​欠けており、何ら効果が上がっていないと思い知らされるのはこのときです。社内外の協力が求められる重要な課題があるときほど、このことを痛感させられます。予定通りに作業を終了していない人をめぐって、信用と信頼の問題が生じます。こうした人は言い訳に事欠きませんが、プロジェクトリーダーであるあなたの上司は言い​訳に対して聞く耳を持ちませんから困りものです。
 
きちんと権限を与える訓練を受けた経験がない以上、あなたは他の人に権限を一切与えないか、権限を与えても失敗して、結局は自分で仕事の大半をやる羽目に陥ります。他にやる仕事がなくて、このプロジェク​トに専念できれば問題はありません。不思議なことに、組織はあなたのために壮大なプランを用意しており、他にたくさんの仕事を任されます。
 
答えは簡単です。プロジェクトを主導する方法についてきちんとスタッフを訓練すればいいのです。プロジェクトは常​に行われますから、組織独自のやり方を持つべきです。長期にわたる実体験を通じて培ったベストプラクティスを反映するように常に更新することで、この術を身に着けることが可能です。
 
プロジェクトには進度のステップが7つあります。範囲の定義、プランの​作成、実施、観察・修正・確認、終了、評価、最後に報奨。それぞれのステップについて、スプレッドシートのマクロ作成が得意な人ではなく、訓練を受けて人をリードすることに熟練したプロジェクト責任者が必要です! 
 

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