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「熱意を生み出しチームの責任性を築く」

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個人的・協力的な熱意を生み出すことは、チームにとって鍵となる主要な材料の一つであり、チームの形成に不可欠です。

素早いスタートを切り、時間と共に熱意を維持することは、組織にとってよい結果をもたらします。うまく機能しているチームは途中に障害があってもこれを実践することができます。

チームに所属している個人はしばしば、障壁に関係なくチームが目標達成できることを証明するために粘り強さを発揮します。障害物に備えることは、思い切って前に進む勇気を与えてくれます。 

チームを作り、始動させることは簡単にできることではありません。航空会社のコックピットクルーを対象にした調査では、機械的要因よりもチーム機能が原因となった航空機事故のほうが多いことが分かっています。これは特にそのチームが始動したばかりの時に顕著です。

責任性が成功を左右する場合、チームの進展にはいくつかの重要なポイントがあります。チーム形成の始めの段階で、責任制度の様々な方法を決定して実施することでそのプロジェクトや業務が新鮮で面白いものになるかもしれません。

責任制度を定着させるためのアイディアとしては次のようなことが挙げられます。

集中したチームミーティング

良いミーティングは決定を促します。実施の責任範囲や責任者を決めます。

責任制度のオーナー

責任範囲を明確にし、各自の作業の完了期日を設定することで、決定事項が確実に完了されるようにします。

マイルストーンごとに明確な時間軸を設定

自分や同僚がプロジェクト全体のスケジュールでどこに位置しているか、誰でも明確に把握できるようにします。

プロジェクト計画

プロジェクト計画では一般にガントチャート(工程管理のチャート)がよく使用されます。ガントチャートはプロジェクトの各段階を重ねて表示したり、重要なマイルストーンを強調したり、作業内容やオーナーを記録でき、チーム全体がこれを参照してプロジェクトを進​めることができます。

チェックシートでの確認

人は設定された指標に基づいて作業を行うものです。チェックシートでプロジェクトの完了状況を測定し、各部分の責任担当者を把握できます。

ヴァーチャル・ミーティング(ネット上のミーティング)

今やテクノロジーと相互接続性の時代、1室に全員が集まらなければ仕事にならないという古い概念は賢明ではなく、むしろプロジェクトの進行を妨げることすらよくあります。完了までに達成しなければならない内容を皆が認識している限り、ほぼどこからでも参加できる上、あとでミーティングのレコーディングを視聴することすら可能です。もはや、一部のメンバーのスケジュールに拘束されることはなくなったのです。

あらゆる伝達事項をチーム全体で共有する

リアルタイムで文書を共有する、最新情報をアップロードする、またはプロジェクト特定の情報をそれに関係するメンバー間で共有するといった方法で、常に情報がチーム全体に伝達されるようにし、全員を取り込んでいきます。

トレーニング

プロジェクト進行中の専門技術や知識のギャップを埋めることで、チームの参加度に大きく影響することがあります。既存の能力のみに依存せずに、プロジェクトの進行中にも能力向上に努めましょう。トレーニングに必要な時間と、それから得られる結果を考えれば、それが良い投資であることが分かります。

他者と関わるときは常に、結果に対してお互いに責任を持つことになります。しかし、この多忙な日常では、そのような責任性は損なわれてしまうこともあります。人々のコミットメントや熱意を維持していくための良い方法がいくつかありますが、ここではその一部を紹介しました。重要なのは、プロジェクトを十分なサポートで取り巻き、責任と結び付けることで、どのチームメンバーも確実に自分の役割を果たして行くようにすることです。このことが最終的にはプロジェクトの成功につな​がるのです。

 

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