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「失われた手法、お礼状:率直に誠実な感謝や称賛を与える」

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こころのこもったお礼状を書くことは好印象を持続させるのに大変役立ちますが、残念ながら最近はプロフェッショナル・スキルとして忘れ去られつつあります。人は感謝されることを好むものです。デール​・カーネギーの人間関係の基本原則のひとつに「率直に誠実な感謝や称賛を与える」というものがあります。
 
E-メール、ソーシャル・メディア、それに携帯電話等は、大きな変革を遂げたコミュニケーション手段ですが、一方で没個性的な部分も兼ね備えていま​す。今私達は、かつての手間暇かけ手作りした世界ではなく、人から人へ産業優先に伝えるコミュニケーションの世界にいるのが現実です。やや比喩的ではありあますが、昔のスタイルに戻って、筆を持ち、巻紙に言葉をしたためてみようではありませんか。 
 
&​nbsp;お礼状を書く場合には、無地の小型のカードを使いましょう。しかし、そのカードが何であるかよりは、書くという取り組みのほうが重要なのですから、紙がどんなものであれ、手許にあるもので先ずは書いてみることです。さすがにビール・グラスのコースターの裏側にとうわけにはいきませんけれども。
 
書面で感謝の意を上手く表す方法として、次の6つのステップを参考にしてみてください。
 
1. 冒頭の挨拶:スミスご夫妻殿、ジェイミー様等々の書き出し。これは当然のことのように思われるのですが、実は多くの人が、「こんにちは」等で済ませてしまうか、あるいはそれすらなしに書き出すことがあるのです。デール・カーネギーでは、「名前は当人にとって、最も快い、大切な響きを​持つ言葉であることを忘れない。」と認識しています。
 
2. 感謝を表す:例えば、「本をお送りいただき大変ありがとうございます。」等。ポイントは簡略に、かつ対象を特定して述べることです。お礼状を書く要諦は、こころからの思いを言葉にすることです。短くても気持ちをしっかりと伝える、これに勝るものはありません。
 
3. 活用したことを述べる:例えば、「お送りいただいた本をすぐに拝読させていただきましたが、お陰様で多くの素晴らしいアイデアを得ることができました。」等々。相手がしてくれたこと、与えてくれたものを当方が役に立ったと思っていることが伝わると、相手はそれを嬉しく思うものです。こちらがどのような優れたアイデアを得ることができたのか特定して伝えればさらに良いでしょう。褒める対象を具体的に取り上げることができれば、より説得力があります。
 
4. 再度の感謝:いただいたものに対して再度感謝を述べること。謝意を述べるのに言い過ぎはありません。普段の生活の中で最近ますます「ありがとう」を表だっていう機会が少なくなりつつあります。それ故に、その気持ちをお礼状で伝えることで、しとやかさと良いマナーを備えた人だとの評価をもらい、多くの周りの人から際立つようになる良い機会となるのです。
 
5. 文末の挨拶文:文末には最後の思いを書き足しておきましょう。どうぞよろしくお願い申し上げます。引き続き宜しくお願い申し上げます。敬具。謹白。等々。そして(判読可能な)署名。
 
6. 送付:周りの仕事仲間、知人仲間がどちらかと言うとお礼状を書くようなタイプではない場合でも、自分は先例になるのだという気持ちでいてください。どれだけの人が、水平線のかなたの暗雲の如くに貯まりこんでいる3桁、4桁もの数の未読のe-メール・ボックスを空けるでしょうか?e-メールは日用化してしまっていて、必ずしも全部読むとは限らなくなってきています。なぜなら我々は、流入してくるe-メールの波に抗して抜き手を切って泳ぎ切ることなどもうできなくなっているのですから。​郵便で届く手紙は類似の手法と比べてもなかなかの競争力を持っています。こちらが出したお礼状を読んでもらえるチャンスは大変高いのです。手紙で届くということと、さらにパーソナル・タッチの内容であることで相手に強い印象を与えるのです。
 
e-メール、ボイス・メール、テキスト・メッセージ等々の時代において習熟したお礼状の書き手となることが真のプロフェッショナルである所以なのです。
 
多くの人がジグザグに動いている中で、どうしたらそれとは違う動きをすることができるかを考えるべきでしょ​う。。 

 

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