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「権限移譲」

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多くのリーダーたちにとって権限委譲というのはスキル分野の中で最も低く位置づけられているようです。一旦グループまたは一個人が意思決定をすると、次のステップは「誰が何を、いつ、何の基準に従って」を決定することです。​権限委譲は成果を上げることを目指してその責任をどのように分担するかを決めるプロセスです。リーダーは、究極の達成目標を定め、利用可能な人的・物的資源を決定するのですが、行動計画を進めるのにあたってはチームの仲間と仕事を分担し、かつ協力して行うことになるのです。これは大変重要なことですので、いったいなぜ​この権限委譲のスキルがもっと注目されていないのか考えなければなりません。その重要性について、またそれをいかに行うべきかについていくつかのステップをお話ししましょう。
 
ニーズの見極め
何を権限委譲するのかを選定しましょう。どのような結果を求めているのかを想定した絵を描きましょう。たくさんの優先順位がある中で、時間は限られています。従って、何の権限が委譲可能であるのか、そしてその役割を委譲することによって得られる​利得は何かを先ず決めましょう。
 
人選
権限委譲する相手の人を特定し、なぜその人を選んだのかを明らかにしましょう。その委譲はその人の特別な強みに期待してのことかもしれませんし、あるいは能力開発の機会としてとらえている場合もあります。選択基準について注意深く配慮することが重要であり、その時たまたま忙しくないひとを探すのではありません。
 
上記のステップ1​と2は権限委譲として求めている目的によっては順番が逆になっても差し支えありません。
 
権限委譲の計画立案
 
望ましい成果この権限移譲の狙いとしてどのような成果が達成されるべきなのか。自分が望ましいと思っている成果とはどのようなものなのか描いてみましょう。
現状把握現状の現実の姿をはっきりさせましょう。今日の立ち位置はどこかを見定めるのです。リーダーとして、いろいろな要素についてそれがこれからの努力に対して役に立つのか妨げになるのか、また現実的な目標設定を行うことができるようになるのかについて、明快な理解が得られるように、内側からも外側からも、状況について緻密な目算をたてる必要があります。
目標明瞭に目標設定をしましょう。この現実的な目標がチェックポイントとなって、チーム仲間の間での期待値が生み出され、またマネジメントの最重要意思決定の基準が定まることになります。リーダーたちは、目標がなければ実績中心主義ではなく職務中心主義的になってしまうことを良く知っています。リーダーとして、現実的な、合理的な、チャレン​ジングな、そして達成可能な目標を設定し、その目標を一人一人が処理しやすい分量に分け、それぞれの人のスキルと能力に応じて割り振っていくようにしなければなりません。こうすることによって、これらの目標が手ごわくなくなり、より達成可能になるのです。目標について明快にコミュニケーションを取っておくことは極めて​重要です。我々は通常「何を」、については管理ができ、「どうやって」、もまずまず管理できるのですが、「なぜ」、をしばしば見逃しています。自分のチームが日々の目標を達成していけば、それは即ち中期目標、さらには長期目標にもさらに一歩近づいていることになります。
 
権限移譲ミーティングの開催
会議で実行すべきこと
 
達成すべき特定の成果を見極めましょう。どのような最終的な成果を望んでいるのかを明快に見極めましょう。
従うべきルールと諸制約についてまとめましょう。目標としてどの観点が変更不可なのか、折衝の余地がないのかについて明快​にしましょう。
業績の基準をレビューしましょう。個人別に業績基準を定め、その基準を明快にし、双方の合意に向けてレビュー面談を実施しましょう。特にスタート時点で、フォローアップ面談の予定を必ず入れておきましょう。権限委譲で最もおぞましい事態はプロジェクトが軌道から外れてしまい、​それを発見した時には修正が必要となり、時間的なプレッシャーが圧倒されるほど強くなってしまうことです。
行動計画の策定
権限委譲を受けた人は、目標を達成するために取るべき手順を説明した行動計画を自分自身で作る必要があります。リーダーが作って渡すこともできますが、その計画はどうしてもリーダーの所有物のままとなりがちです。チームメンバーにはそれを自分のものとして持ってもらいたいので、彼らに計画を作らせるようにしましょう。
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計画のレビュー
権限委譲を受けた人と面談を持ち、行動計画を打合せしましょう。双方が合意に至るまで必要な調整を行いましょう。
 
計画の実行
この計画に参画した誰もが、行動計画を実行に移すにあたって一連のプロジェクトにおける役割を理解し、成果を上げることについてコミットし、かつ心を一つにしてみんなで協調して行動することになって初めて行動計画が成功裏に実行されることになります。計画が明瞭に決まりさえすれば実行は普通さほど困難ではありません。
 
フォローアップ
成果を上げているリーダーたちは、権限委譲で述べた第三のステップとして設定した以前の目標についてのフォローアップを上手く実行していて、当初想定した目標から逸脱したプロジェクトの進捗について効果的なフォローアップを続けています。権限を委譲した人は特定の細部にわたってあまりかかわることはせず、プロジェクトの成功にとって重要な要素にのみ集中することにし、改善された計画が権限委譲を受けたチームメンバーによって実行され目標が達成できるようにすることが大変重要です。
 
<​div>権限委譲は正しく実行されれば、リーダーとしての可能性の範囲が大きく広がるパワフルなツールです。最も高い価値のある職務に時間を使うことが唯一の目標であって然るべきなのです。ただ、現実はといえば、我々は過度に細かな狭い視点から見て大切だと思う事柄に、ことさら長い時間をかけてしまうものなのです。こ​れが、本来最初から権限委譲をしておくべきだった分野に時間をかけてしまう機会コストについて我々はしっかりと理解しておかなければならない点なのです。もしまだ、「自分でやればより速く処理できるのに・・」などと言う台詞を吐くようであれば、危険信号です。緊急通報の赤い大きなボタンをドンと押して次の権限委譲の検​討をすぐさま始めて下さい。
 

 

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