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「プロセス改善」

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職場がどんどん変化している現状を考えると、変化に上手に適応する能力ほど重要なものはないかもしれません。時には変化にすんなり適応できることもあり、その場合は変化がもたらすチャレンジやチャンスを楽しむことができます。一方で、変化によって得られるものではなく、変化によって失うものにばかり気を取られて変化に抵抗しようとする場合もあるでしょう。リーダーやチームメンバーは、あなたが職場の変化に適応できるかどうかに注目しています。ですから、変化についての個人的な意見はさておき、​生産的かつポジティブに対応することが重要です。

正しいプロジェクトプランニング = 方向性と完璧さ

現代のビジネス環境では規模の大小や複雑さを問わず、プロジェクトを計画する能力が不可欠です。そのためのツールなしでは、四苦八苦したり「やっつけ仕事をしたり」コースを外れて、成功までに手間取ったり、納期を逃したり失敗しかねません。成功するプロジェクトを計画するためのステップについてお教えしましょう。
 
ステップ1:「あるべき姿」
プロジェクトの範囲を明確にし、その範囲が経営陣の取組みに沿ったものであることを確認します。「あるべき姿」は最終的な理想像であり、この結果により誰が得をし、この結果が当事者全員にどのようにメリットを与えるかを示すものです。チームと経営陣で手を組んで目標について合意します。範囲をきちんと定義せずに、プロジェクトを計画することなどほとんど不可能です。プロジェクトを実施する理由に着目することもお忘れなく。常にもっともな​理由を打ち出せば、他のプロセスがコースを外れることはありません。
 
ステップ2:「現状」
これは現状を指しています。現在の立ち位置はどこですか? プロジェクト実施の取組みに役立っている、または阻んでいる要因は何ですか? 時には現在の正確な位置がわからずデータの収集が必要になることもあります。誤った出発点からスタートした場合、特にスケールアップした後は誤りを正すことが非常に困難になるため、時間をかけることが大事です。  
ステップ3:目標

プロジェクトを成功させるために現実的な目標を定めて掲げます。現実的な目標がなくては、あなたもチームもあてもなくさまようだけです。目標には短期、中期、長期があります。日頃の目標(短期目標)を達成すれば中期や長期の目標の達成に役立ちます。SMARTな目標を定めましょう。
S    Specific processes and resources  具体的なプロセスとリソース
M    Measurable by objective data  客観的なデータにより測定可能
A    Attainable  実現可能
R    Relevant to your vision ビジョンに関係している
T    Time-specific deadline  期限が定められている
目標を書いて目に触れるようにし、目標に対する達成度を定期的に測定します。簡単なようですが、忙しい毎日では急を要する沢山の用事のせいで後回しにされがちです。

ステップ4:アクション
目標を達成するためには、具体的な優先事項を定めて具体的なアクションを打ち出すことが必要です。目標を達成するために、アクションステップに以下を含めてください。

必要とされる仕事
誰がその仕事をするか
使用する方法
様々な部分の相互関係と全体像への組み込まれ方
結果の発表の仕方(報告書、パワーポイントなど)

ステップ5:コスト
プランニングには各アクションステップの予算や費用を見極めることも含まれます。コストには次が含まれます。

人件費
原材料
時間
機会費用(ある行動を行うために何を諦めるか)

ステップ6:予定表
全員がきちんと理解して短期、中期、長期目標が達成されるよう、期限を定めて伝達します。予定を定める際は、現実的になることが必要です。逆算して各段階の終了期限を定め、予定表を仕上げて誤解を防ぎます。「失敗する余地があるものは失敗する」というマーフィーの法則を常に念頭に置き、ITに何か言われたら、コストを3倍に所要時間を2倍に増やしてください!

ステップ7:実施
プランを実施するうえで重要ながら見過ごされがちなのは、目標を達成するうえでの各自の役割を当事者全員に理解させることです。合意した結果にチームをコミットさせます。実施状況をモニターする際に、プランの範囲を修正し目標を見直すことが必要になる可能性もあります。

ステップ8:フォローアップ/ 測定

プランニングプロセスの柱は正確に記録し、逸脱が発生した理由を分析し、課題を克服するための行動を取ることにあります。目標達成に不可欠な要素に集中してください。プロジェクトが円滑に進むよう、スタート時に測定しチェックすることも重要です。その手間を惜しんだためにプロジェクト全体が脱線して時間がなくなり、軌道修正しようと慌てふためく状況は避けたいものです。
 
 
 
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