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「決め手はより良い仕事習慣」

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私たちの多くが、他のどんな活動よりも多くの時間を仕事に費やしているという事実は驚きに値しません。より多くの仕事をより早く、より効率的に、というプレッシャーは積もり続け、仕事が私たちの生活の中心となっています。Blackber​ry、iPad、スマート・フォン、Facebook、Twitter、LinkedInなどのおかげで、私たちのライフスタイルは24時間年中無休に切り替わり、生活はますます慌ただしさを帯びる一方です。健康面で大きな問題を抱えたくなければ、職場でのストレスを減らす簡単な方法を見つける必要があります。
 
ここでは、職場での心配と疲労を最小限にするのに役立つ仕事習慣をいくつか紹介します。
 
1.今直面している問題に関係するもの以外、机の上の紙をすべて処分する。
​私たちの周りに紙がたくさんあるのは、机の上に貯めているからです。かわりに「TRAF」(トラフ)を試してみてください。 
 
捨てる(Toss)。ポイと捨ててしまいましょう。私は自分の書類を見るたびにいつも、見たことがない紙や、今後絶​対に必要がない紙がたくさんあるのに気付きます。捨てるか保管するかを決定する瞬間、「必要な時に備えて念のために保管した方が良いかも」という致命的な考えをつい浮かべてしまいます。でも、その後何年か経っても、それらが必要となったことはありません。実際、元々持っていたことすら完全に忘れてしまうのが常です。こ​れは私だけではないはずです。後にするのではなく、早めに捨ててしまいましょう。 
 
依頼する(Refer)。誰かほかの人にやってもらいましょう。これは「委任の初歩」ですが、私たちの多くは委任するのが苦手です。この主な原因は正しい方法​で行っていないからです。「自分でやった方が早い」など、愚かなことをよく言ってしまいがちです。いざ仕事を委任するときには、たまった書類を委任する相手の机の上にどんと置き、処理して欲しいと言うだけで、後はさっさと立ち去ってしまっています。そうではなく、なぜこの仕事を行うことが彼らにとって有意義であるかに​ついて、また、フォロー・プロセスについて、受任する人と適切な会話を持つ必要があります。
 
実行する(Action)。2分以内で終えられるのなら今すぐそこで仕事を片付けるか、そうでないならいったん止めて、「ToDoリスト」に書き加え、後で取り​組む時の優先順位を付けましょう。
 
分類する(File)。すぐに分類に取りかかる前に、本当に本当に、この情報が必要かどうか、自分自身に問いかけてください。その一部しか必要でないかもしれず、その場合はその写真を撮るか、その部分をEvernot​eなどに記録します。
 
職場の中にはペーパーレスへの脱却を遂げ、すべてスキャンし、デジタル保管しているところもあります。チームには小さな車輪付きキャビネットが与えられるだけで、これに何でも保管しているではないですか!私はそれを見た時に思いま​した。「彼らができるのなら私もできるはず!」と。
 
2.重要なものから取り組む。
大事なことを思い出してください。すべてのものが同じ価値を持つわけではありません。仕事の優先順位を決める必要があります。私たちはすべての​ことができるわけではありませんが、最も重要なことはできるのです。単に、どれが重要で、どこから始めるかを決定する必要があるだけなのです。  
 
3.責任を整理し、委任を心がける。
これは「依頼する」(Refer)に似ていますが、本来あなたの机に来るべきではない仕事をエキスパートに委任する点が異なります。事前に手を打ち、委任する人に確実に仕事が送られるようにします。私たちの仕事は、その受任者が仕事を始める前に仕事について話し合うことです。彼らの仕事を監督して正しい方向に進んでいることを確認するだけで、後は​彼らに任せます。どんなことがあっても自分の元に仕事を戻してはなりません。
 
4.問題を延々と先延ばしにしない。
そうは言っても、引き延ばしにはプラスとマイナスの両方の面があります。今は行わないと決めるのが最良の選択肢​である場合もあります。この場合は、単にこれは私たちが決めたことなのだとを認識する必要があるだけです。先延ばしがマイナスとなるのは、何かをしなければならないのに、決断を下すことを恐れるがために硬直してしまって、しなければならないことをしていない時です。問題に直面したら、決定を下すのに必要な要素があれば​、その時点で解決します。「今日できることを明日に延ばすな」と、よく言うではありませんか。
 
これらはいずれも私たちにとって耳新しいことでありません。知っているけれどやっていない。理解しているけれど、実行に移していない。分かっているけれど、ど​うにもならない。ですから、単純なのが一番ということで、いくつか簡単なことから始めて、仕事の山を減らそうではありませんか。
 
 
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