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体系的なプロジェクトプランニング

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プロジェクトプランニングを体系的に行うのは至極当たり前のように思われます。プロジェクトは仕事に欠かせないものであり、常に発生するものだからです。構造がないまま数多くのチームが忙しくしているのは驚きです。プロジェクトチームはプロジェクトに包括的​にアプローチする方法を全く考慮せず、いきなりプロジェクトの細部をアレンジし始めます。ご自分の経験を振り返ってみてください。これまでいつも同じやり方でやってきたので、プロジェクトをどのように計画すべきか、その構造についてスラスラ説明できますか? おそらく無理でしょう。

プロジェクトに取り組む際には8つのステップを考慮することが必要です。プロジェクトを成功させるのに必要な作業と持ち​合わせているスキルが一致しているチームが結成されたと仮定しましょう。チーム全体で万全の準備をしていなくとも、びくともしない構造なら足りない点を克服するのに役立ちます。

ステップ1:「あるべき」姿を定義する。これはプロジェクトの範囲であり、プロジェクト作成者のビジョンと調和することが必要です。プロジェクトのクライアントにとって成功とは何を意味するのでしょうか? 達成すべき姿につい​て明確なアイデアを持っていないと、問題が発生しやすくなります。よくあるのは、プロジェクトの目標が曖昧で非常に「おおざっぱ」な場合です。この段階で努力して最終的な成果をできる限り明らかにすることが必要です。

ステップ2:「現状」を分析する。これは現在の姿、プロジェクト開始時点での状況です。新たな取組のほかに、仕事の状況から何が要求されているでしょうか? どのようなリソースと日程が与えられているでしょうか?

ステップ3: プロジェクトの目標を設定する必要性。しっかりした明確な目標がなければ、現状に流されて時間が無駄になります。一連の小さな目標が集まったものが大きな目標であり、それらが合体して最終成果物が生まれます。SMARTは最初に目標を掲げる際の考え方にちなんだ便利な略語であり、5つのポイントのチェックリストす。プロセスとリソースの面で目標は具体的(Specific S)でしょうか? 目標は測定可能(MeasurableM)で、進度を測定する客観的なデータはありますか? 目標は達成可能(AttainableA)であり、チームが追求できるものですか? 目標はプロジェクトのスポンサー​のビジョンに関係 (Relevant, R)していますか、それともコースを外れていますか? 最後に目標は時間が特定(Time-SpecificT)され、納期やマイルストーンが明確に定められ、それによって進度を確認することが可能ですか?

ステップ4:私たちは正しい「アクションステップ」を選択していますか? 掲げた目標を達成するには、優先順位を立ててそこからアクションステップを策定することが必要です。誰がどの仕事を担当しどのようにして仕事を完了すべきかを含めて、仕事の要件を​明確に定めることが必要です。さらに、個別の作業がどのように融合して一貫性を伴って進行し、望ましい結果を生むかを計画しなければなりません。また、進行途中と最終結果を伝える方法についても考える必要があります。

ステップ5:コストはどうでしょう? プロジェクトを実施する際に通常不足するのは人材、マネー、時間です。それぞれがどの程度必要になるかを、最初の時点で推定することが必要です。<​/span>

ステップ6:工程表こそ進度を確認するカギです。プロジェクトを通じて、きちんと伝達​され理解された明確な納期が段階別に区分されます。段階別の区分は最初に行います。進むにつれて、当初の予定と比較して終了した仕事を確認し、進度を理解することが必要です。

ステップ7:計画を実施するにあたって、チーム全員が自分の役割、具体的な目標、日程、実施する理由を理解することが必要です。

ステップ8:終了したらお祝いをしますが、立ち帰って仮定した内容に対して現実を確認することが必要です。大切なこの学習ステップは見過ごされることが多く、すると分かりきったことを​一からやり直すことになります。この段階でベストプラクティスを捉え内部プロセスを修正して、将来の成功に向けて準備を整えます。

 

これは複雑なプロセスではありませんが、最初にこれを踏まえておけば、パニックや残業、無駄な努力とストレスはかなり抑えられます。

 

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