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悪魔は細部に宿る

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この「悪魔は細部に宿る」ということわざには、細かいことに注意を払うべき、という古代の知恵を表したものです。でも、このことわざは何世紀も前に作られたのですが、当時は現代の私たちの生活よりもうんと単純であったことを考えると、ちょっと面白いと思いませんか?私たちは、電子メール、机が重みで悲鳴を上げそうなほど積み重なる紙の山、朝から晩まで会議の連続、鳴り響く電話の音、携帯デバイスから発せられるビープ音や様々な指示音声と毎日24時間付き合っています。これが現代人の生活です。これでは、たくさんの悪魔から知らずに放たれるあらゆる詳細やプロセスに圧倒されてしまうのも当然です。

このようなジレンマへの答えは、たいてい時間管理、特に優先順位付けとその共犯者・・・、委任スキルの向上でしょう。驚くことに、私がトレーニングを行ったエグゼクティブの多くは自分たちの1日の予定を十分に計画していません。自分たちの貴重な時間を費やす項目を優先順に書き出しておらず、また優先順位が最も高いものから実行することもしていません。彼らはまず、夜の間に受信トレイに届いた電子メールの乱雑な山をひたすら削ることから1日を始めます。そして矢継ぎ早にある一連の会議に猛進し、席を立っている間に新たに滑り込んできた電子メールの処理や、未処理の、しかも会議中に携帯デバイスで処理できなかった(!)電子メールに慌てて戻るのです。

もうこんな馬鹿げたことは止めようではありませんか。「あなたの時間はあなたのすべて。時は命なり」です。少し時間を置いて、ゆっくりとこの言葉の意味を考えてみてください。目標を立てると、方向が分かります。ビジョンを立てると、これらすべてを行っている「理由」について哲学を見出せます。これら両方を毎日完了すべき仕事にまとめ、最も重要な項目順に並べ、常に最重要項目から始めるのです。  

私たちはすべてのことができるわけではありませんが、最も重要なことはできるのです。1日が進んでいく中で、それに合わせて順番を変えても、あくまで自分で決めた仕事を貫き通してください。完了しなかった仕事は翌日のリストに回しますが、翌日はまた優先順位が変わるので、それを決めることから始めます。これを毎日行うことで生産性がはるかに向上し、自分の1日をきちんと管理しているという感覚が生まれるようになります。

エグゼクティブが陥るもう1つの罠は委任です。これはたいてい正しく理解されていないことはおろか、正しく行われていません。多くのエグゼクティブは「委任」という言葉を誤って使っています。実際には「仕事の押しつけ」であって「委任」などではありません。机の上の「何でもかんでも」を何も知らない可哀そうな犠牲者の仕事の山にどさっとほうり込んでいるだけなのです。そして、完了予定日まで何の監督も行わないまま​、その時点で完了できていないか、またはさらに悪いことに、完了していても誤った形で完了していることが判明した時になって歯ぎしり、手を揉み、頭から湯気を出す羽目になるのです。

委任を実際に委任として呼べるような形で行うには、2つの重要なステップが必要です。委任する相手とコミュニケーションを取り、その人が行わなければならない仕事が昇格に必要な種類のものであることを彼らに明らかにすることで、委任の目的がその人のキャリアに役立つことであることを説明します。もう1つは、進捗状況の確認です。確認がマイクロ・マネージメントに陥らないように微妙にバランスを取る必要がありますが、それにかかわらず確認する必要は欠かせません。どんなプロジェクトでも、A地点からB地点に行くまでの過程が明らかであっても、部下の手によって迂回することになることもあります。彼らはA地点からQ地点に行った方がより理にかなっていると決めてしまうこともあるでしょう。私たちはそれを早い時点で見つけ、仕事が迷走することがないようにしなければなりません。

これは、理論上はすべて問題ないでしょう。しかし悩ましいことに、私たちは忙しい日々のせいで確認を行うことを怠り、簡単に「押しつけ」の領域に入り込んでしまいがちです。多くの場合、後になってプロジェクトや仕事が定めたコースから外れていることが分かり、それを回復するために相当な労力を費やさなければならなくなるのです。フォロー・アップ用のテンプレートを作ると便利です。(忙しくなるにつれてますます信用できなくなる)自分たちの記憶に頼るのではなく、一連の面談用テンプレートを用意しまし​ょう。テンプレートでは、面談の際に話し合う必要がある項目を記し、どんなことも忘れられることがないようにします。部下には一貫した管理が与えられ、上司が誤りを犯していないことが分かるため、どの近道や脱線も気付かれないままこっそり行われるはありません。たいてい、このテンプレートは1度作成すればよいだけです。これらを常に用意しておくと、あなたの日常はあっという間に改善することでしょう。

 

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