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助けが必要なのです

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エグゼクティブ・アシスタントや秘書の役割の変化は、キーボードの優勢と、リーダーによる仕事のコンテンツ作成に対する「DIY」(自分でやる)アプローチを反映しています。昔は、ほとんどの上司からのコンテンツは他人によって作成されるという、委任の文化がはびこる夢のような世界でした。もはや秘書室は限られた人たちの記憶の中にのみ存在するか、もしくは白黒映画にちらっと映る程度です。制度は変わりましたが、リーダーとして、私たちはこの変化に本当の意味で完全に適応していますか?

女性部隊(秘書は全員女性でしたので)が上司の仕事をタイピングするというつまらない仕事から解放され、私たちは以前より「効率的」になりました。今日、たいていの場合、電子メールやワード文書、プレゼンテーション・スライド、スプレッドシートに表示されるコンテンツをコンピューターのキーボードで入力しているのは上司です。膨大な量のコミュニケーションが普通となった現代では、秘書機能は大組織の最上層部のために存在するようになりました。  

しかし、DIYの結果、委任をすべきリーダーが習慣で本来はスタッフに委任すべきことを自分でやってしまうという、将棋倒しのように悪影響が出ています。委任の力は衰え、名ばかりのようになってしまっています。  

「自分でやった方が早い」と言ったことがある人は、自分の頭を手元にある何か重いもので叩いてください、というのは冗談ですが、 どの人もそんなことを言った経験があるでしょう。なぜなら誰しも怠惰で管理がずさんであるからです。怠惰であると言った理由は、チーム・メンバーを育成し、積極的により大きな役割を果たせるようにすることで、長期的な成功を得るための準備をする努力を怠っているからです。ずさんと言った理由は、時間管理のスキルが不足していて、委任の手順に必要な時間を予定できず、最終的にプロセスをうまく機能させることができなくなるからです。多くの場合、私たちは「今日」することに忙しくて、「将来」の効率性を考えられないのです。

それよりもひどいのは「委任はうまく行かない」などという、危険なつぶやきです。本来はうまく行くものなのですが、重要な情報やステップを欠く、中途半端なやり方ではうまく行きません。私たちはこのリーダーの「委任不足」病を抱えているのですが、自分でやることが普通になってしまった今では、もはやその症状にすら気づかなくなってしまいました。

ここでちょっと現実を見てみましょう。次の簡単な質問に答えてみてください。

他人が処理できるように詳細を説明していますか?

あまりにも多くのプロジェクトに関わっていませんか?

締切りに間に合うために急いで仕上げることはありませんか?

他のマネージャーに比べ長時間働いていますか?またそれを定期的に行っていますか?

他人が自分でできる仕事を、その人に代わって行っていませんか?

他人にすでに譲渡したと思ったプロジェクトにまだ関与していませんか?

これらの質問のすべて、もしくは大部分に「はい」と答えた場合は、将来どのような種類の仕事をしたいかについて慎重に考えるときです。私たちは、自分だけができる高い価値の仕事に集中して自分の時間を費やせる立場になりたくありませんか?組織が昇進してくれないからといって、今の地位にそのままずっといたいですか?私たちは現在の役割で非常に貴重な存在であり、納得いくような私たちの後継者がいないために私たちを昇進できないでいるのです。  

ちょっと休んで、毎日1日中何を実際に行っているか、勤務時間の中で充実した時間に費やしているのはどれぐらいか、価値が低い仕事に費やしているのはどれぐらいかについて評価してみてください。1日のうち、高い質の仕事が占める割合が実にわずかであるとしたら、実際の生産性と、もっと良い仕事をする可能性について見直す必要があります。

ただ仕事に忙殺されていては、木と森の違いも分からなくなってしまうことでしょう。私たちには考える時間、想像する時間、森を見上げ将来を垣間見る時間が必要なのです。委任ができないということで、私たちはキャリア・アップの機会を逸し、ビジネスに損失を与えているのです。私たちは知らずに、忙しすぎたり、DIY指向であるがゆえに進歩の障壁になっているのです。そろそろ、上手に委任ができることの重要性について、先ほど述べた何か重いもので叩くかのように、しっかりと頭に叩き込んでみる時です。


実行ステップ

アンケートの質問に答え、回答結果を注意してしっかりと評価する

短期的と長期的なワーク・バランスについて自分自身に尋ねる

自分がやるべきではない仕事をなぜしているのか疑問視する

委任の機会を探し、正しく行う時間を作る

 

「時は命なり」を決して忘れず、時間の使い方を注意深く確認する

 

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