プレゼンテーションの行い方については、多くの共通する構成がありますが、その中で最も一般的なものは、導入部、主要なポイントまたは証拠、結論という形式です。プレゼンテーションの長さ、聴衆、スピーチの目的を考え、どんどん内容を構成に採り入れていきます。一般に、30分のスピーチの場合、内容に含められる主要なポイントは2、3点しかないため、最も効果的なものを選び、その後、聴衆を説得するための証拠を探します。ここが、多くのプレゼンテーションが成功から突然失敗に変わってしまうところです。

構成の流れは単純です。出来事について分析することは特に複雑ではありませんが、これに続いて、何を伝えようとしているのかが分からなくなってしまうことがあるのです。証拠を組み立てることに夢中になるがあまり、肝心のこれを行う「理由」については忘れてしまうからかもしれません。大量の統計や軒並ぶ棒グラフ、多量のテキストを画面に表示することが目的なのではありません。技術志向のプレゼンターは、聴衆を詳細攻めにするのが好きで、たいていの場合はフォントや表示が小さすぎて画面ではほとんど確認できません。

「理由」はひとえに私たちの結論や考え方に聴衆を説得することにあるのです。これは考古学や記録保管のスキルではなくコミュニケーションのスキルなのです。私たちは、聴衆の認識や偏見と闘うために折れ線グラフや円グラフ、比較表を出して見せます。しかし、実際の詳細が見通せないために完全に受け入れられないようなプレゼンテーション・スタイルだと失敗です。   このような優れた質の高いデータだけを提示し、プレゼンターはほとんど何もしなくてもよいようにする傾向がありますが、これも失敗します。「情報の質が高くて貴重だから、私は上手なスピーカーになる必要はない」は、典型的な、でもどこか情けない言い訳に聞こえます。

プレゼンテーションの準備でスピーチに使うスライドの作成にほとんどの時間を費やしてしまうのもよく見られる失敗です。データを掘り出す、詳細を微調整する、グラフを作成する、順番を並べ替える、など、かなりの時間を取られてしまいます。その結果、実際にはスピーチ自体の練習は忘れてしまうのです。壇上に上がり、初めて内容を話しながら、聴衆の様子をうかがうことになるのです。実際、聴衆を相手に練習していること​になり、これは絶対にベスト・プラクティスではありません。

では、これをどうやって直せば良いでしょうか？証拠の例に数字がいくつかある場合は実に効果的ですが、あまりにも多くの数字で聴衆を圧倒するのではなく、重要なものを1つ選び、とても大きなフォントを使ってその数字を他と区別します。そして、その数字を取り上げ、何を意味するのかを説明します。折れ線グラフや傾向分析を使用する場合は、「1つのスライドにつきグラフは1つのみ」を規則にすると良いでしょう。これによって、聴衆を1つのグラフに集中させることができます。聴衆が傾向線を見ていることを踏まえて、ｌこの傾向の重要性について話します。

コミュニケーションをより効果的にするには、さらに一歩進み、誰が関与し、どこで、いつ、何が起こったかなど、これらの数字の背景となるストーリーを話します。 このようなストーリーは大量のデータよりも簡単に記憶しやすいため、証拠とコンテキストを容易に伝達できます。これは、スピーチを行う「理由」と、聴衆に吸収して欲しい主要なポイントを伝えるのに役立ちます。そして、適切なリズムになったと自分で満足できるまで、スピーチを何度も繰り返し練習します。話すことだけではなく、話し方も重要であるというアルバート・メラビアン教授の研究を思い出してください。特定の言葉を強調する、主要なポイントを強調するためにジェスチャーを加える、聴衆とアイ・コンタクト​をとってエンゲージする、アイデアが浸透するように間を入れる、邪魔になる要素は排除し、私たちが実際に発する言葉が吸収されるようにする、を心がけます。

構成、リハーサル、ストーリーテリング、そして一貫した話し方を組み合せることで、プレゼンテーション成功のための効果的な方程式が生まれるのです。