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プレゼンテーションのプラニング - パート1

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プレゼンテーションにプランニングは必要不可欠な段階です。私たちのメッセージの対象となる聞き手は特定できました。そして、聞き手と確実にエンゲージできるトピックも選択しました。スピーチの目的(情報を伝える、説得する、楽しませる、やる気を与える)も分かっています。

 
プレゼンテーションのプランニングをする際は、常に結論から始めるようにします。結​論は、 私たちが本当に伝えたい主要なメッセージの要約なのです。実際にはメッセージのクロージングは、最初に意図したものとは違ってくるかもしれません。それでも、結論部分から始めることは、聞き手に伝えたいスピーチの核心部分が自然とフォーカスされるため、とても効果的です。
 
私たちが伝えたいと思うメッセージすべてに優先順位を付け、最も重要な1つに絞ります。ここから、後ろに戻って、この結論に聞き手が同意するようにするにはどうしたらよいか考えるのです。
 
論点が多すぎると、聞き手は私たち​の議論の脈絡を理解するのに苦労します。論点が少なすぎると、議論に深さと証拠が不足してしまい、説得力がないと思われます。
 
類似する小さな論点は1つにまとめ、一緒に示しても良いでしょう。伝えたい主要な論点を選んだら、次はこれらの論点を支持する​議論を構築します。これには、統計、データ、専門家の意見、権威ある人の見解などに基づいたエビデンスがあります。
 
たいてい、3つの論点に絞ると分かりやすいですが、内容が複雑だったり、スピーチに長い時間が割り当てられていたりする場合は5つ必要と​なるかもしれません。これら各論点を効果的に示していくものとして、いくつか構成方法があります。「結果・問題・解決」という構造でもよいし、始めに問題を持ってきてから、解決を述べていって結果につなげてもよいでしょう。重要なのは、論理にかなった、できるだけ理解しやすい構造にするということです。
 
聞き手に伝えたい主要な論点が導かれたら、クロージングに入ります。今度は2つのクロージングを用意します。1つ目はスピーチの最後に行うものです。これはプレゼンテーション全体を1つに締めくくります。私たちがこれまで話した内容を振り返ったり、特定の主要な論点​を強調したりします。
 
1つ目のクロージングを作成したら、今度は質疑応答の後にくるものを考えます。これは1つ目のものとは異なります。この2つ目のクロージングは、プレゼンテーション全体が主旨から逸れることがないようにするためのものです。私たち​は最後の質疑応答で、聞き手からの質問をコントロールすることはできません。誰かが主題とは別の方向へ議論を持っていってしまうこともよくあります。そのままイベントを終わらせてしまったら、私たちのメッセージはどこかに消えてしまうでしょう。ですから、聞き手が会場を去るときに、彼らの耳に私たちの主要なメッセージ​が鳴り響くように、クロージングでしっかりと強調するのです。
 
最後に、オープニングを作ります。これは、聞き手に対する私たちの第一印象と密接に結び付いているため、注意しないといけません。冗談から始めるとしても、つまらなくてウケなかったら、私た​ちの第一印象も否定的なものになってしまいます。だらだらと長引くと、聞き手の関心を失ってしまうでしょう。とても退屈な内容だったら、ガヤガヤとした雑音に紛れてしまい、聞き手の耳に届くことはないでしょう。私たちの主要なメッセージを受け取ってもらうには、聞き手の注意を引き、惹きつけなければならないのです。<​/div>
 
プレゼンテーションを始める前の準備も万端に整えなければなりません。マイク・チェックは聞き手が到着する前に行ってください。スライドもすぐに見せられる状態にします。あなたの前に他のスピーカーがいたら、交代がスムーズに終わり、準備がすべて完了す​るまで何も始めません。話し始めたら、それがスピーチの始まりとなります。最初の言葉は力強いものでなくてはなりません。PCの準備中だなどと余計なことを言って、その効果がなくなってしまうようなことがないようにしましょう。
 
「プレゼンテーションの​プラニング - パート2」では、効果的なスピーチのオープニング方法と、スライド・デザインにおけるいくつかの重要な要素について見ていきます。
 

 

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