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「Engaging Ideas」 ニュースレター • 2010年春 • 第7巻、3号 今月のテーマ:プロセスの改善

Process Improvement
 
この1年半、私達の世界経済では様々な変化が起き、これらの変化は世界中の労働現場に劇的な影響をもたらしました。あなたの仕事がつい数ヵ月前とどのように変わったか考えてみてください。その変化は、担当業務が増えたという小規模なものから、完全に別の職に転じたという劇的なものであるかもしれません。どのような変化が起きようとも、あなたには職場で能力を発揮することが期待されます。管理者なら、変化をうまくこなしてその姿勢を部下に伝達することが期待されます。従業員なら、その変化を受け入れながら生産性を維持することが期待されます。今回の「Engaging Ideas」ニュースレターは職場における変化について具体的に取り上げます。
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変化に順応するための調整
 

 

キャリアを通して、役割や責任は変化します。チームを引っ張ることや会議を先導したり、私達のビジョンやミッションを伝えたりすることはキャリアが前進するに従い直面する課題です。このように常に変化していくキャリア状況の中で、真に順応できるという能力は長期的な成功を決定づけるのに最も重要なスキルかもしれません。
 
期待度はその都度調節しましょう。昇進は結局今年中に行われないかもしれません。報告する相手が変わったり、責任の持ち方が変わるかもしれません。できれば期待度を下げずに調整しましょう。自分がコントロールできる範囲内にある目標に焦点を合わせるのです。
 
関係とネットワークを築きましょう。これは変化に順応する戦略として素晴らしく報われるものです。変化がもうすぐそこまで来ているとしましょう。変化が起きた時に、人と知り合いになっても、または関係を作っても遅いのです。より大きな支援・奨励ネットワークを一歩一歩築きあげましょう。
 
忍耐力をつけましょう。変化が起きた場合、多くの場合私達は早く済ませてできるだけ早く前に進みたいと思います。職場での変化のサイクルは私達が期待しているよりも長くかかることが多くなっています。変化の内容が伝達・統合され、関連の組織や職能が適応できるまでの時間も要します。個人も職場環境の変化に適応するための時間が必要​です。
 
冒険心を持ちましょう。変化をチャレンジとして捉えましょう。自分を企画・準備に置き、他社も引き込んで、変化の結果として表れる可能性のある新たなキャリア展望をリストアップしてみましょう。自分の中の勇敢な部分を引き出すのです。
 
建設的な不満を実践してみましょう。現状に執着する代わりに、「自分はどのようによい方向に変われるか?組織はどのようによい方向に変われるか?」を考えてみましょう。変化する努力を弱めて不満を破壊的に表現するのではなく、変化の統合やプロセスがよりよく作用する方法を探しましょう。
 
毎日新しいことに挑戦しましょう。心地よいと思う範囲外に出てしまえば、私達はできるだけ早く新たに心地よいスペースを作ろうとする傾向があります。新しい壁を立てるためだけに古い壁を壊すことにどういう意味があるのか?毎日、変化に対応するための方法を最低1つ挑戦してみましょう。前向きで生産性のある取り組みにすること。
 
アドバイスを求める。同じ組織にいる人で、あなたが変化によりよく対応するための洞察を持った人がいるかもしれません。あなたが変化に対してどれだけ上手く対応できているかについて、アイディアや提案、フィードバックをもらいましょう。変化期というのは壁ではなく橋を築く時期であり、防衛的になるのではなくアドバイスに心を開く時期なのです。

 


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変化に伴う課題

 

組織の中で何か大きな変化が起きる度、課題が生まれます。個人的な課題に出会ったり、作業チーム内で発生したり、組織全体にわたって発生する課題もあります。組織の変化をうまく対処するには、課題を認識して、職業的に且つ自信を持って取り組む準備をしておかねばなりません。
 
典型的に、変化には抵抗が伴います。職場環境が変化することにより、権限や自律性、資源を失ったと感じる人がしばしばいます。その結果、彼らは現状に執着してしまいます。変化に引き込まれるチームメンバーとして、私達の役割は自分達に課題を与え、他者に抵抗心を軽減させて前向きな結果に注目させることです。
 
変化に伴う課題で最も大きなものの一つは、人に変化を真剣に受け止めてもらうことです。変化期の間、その変化に対して賛同も抵抗もしない「様子見」の姿勢を取る人が多くいます。私達の課題は、変化を受け入れ、支持し、その推進派になるよう自分達と他者を元気づけることです。
 
変化はしばしば不安感を生みます。不安が最小限に抑えられている場合に変化は最も受け入れられやすく、チームもより上手く機能します。不安感を最小化する課題として、変化の計画を理解し、その計画に対するコミットメント度合いを表して、その計画と私達の役割は変化の過程で進化することを認識することが挙げられます。
 
組織の変化は組織内連携の機能停止に繋がる可能性があります。変化が起きている最中、部門間・職能間・作業チーム間での「サイロ効果」が見られることがあります。これは、それぞれのグループが自分の担当と重なる他部門や他チームと連携せず単体として動き始めることを言います。強調やコミュニケーションは最小限にとどめられます。組織的変化の一員として、私達はそれらの壁を打開して組織内機能の連携の橋を作ることが課題となります。
 
仕事環境が変化すれば、典型的に優先順位に関する混乱が生じます。例えば、新しい管理者が来た場合、その人は何が最優先だと思うでしょうか?私達が上手く変化を切り抜けたとすれば、最初に焦点を合わせるべきことは何か?この課題は慎重で徹底した計画で対応します。

 


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権力なく変化をリードする

 

変化期の間、先々のことを考えすぎてしまうことがあります。「たら・れば」の考え方に捕らわれてしまうと、現状が分からなくなります。変化を1日ずつ受け入れれば、その過程に圧倒される度合いも低くなるでしょう。
 
最悪の事態を想定しましょう。最悪の事態に直面するまで、真っ向から直面したとは言えません。この変化の結果、自分に起こり得る最悪のことは何か、ということを常に考えて下さい。変化によって、自分の容量を超えることが強いられたり、上司やチームメンバーとうまくいかなくなったり、自分の​エネルギーや生産性がそがれる可能性などについて考えてみましょう。
 
受け入れる準備をしましょう。これは、起きてしまえば仕方がない、と自分に言い聞かせることではありません。最悪の事態に備えて徹底的に計画を練ると言うことです。これは災害計画のようなものです。計画ほどの準備が必要となる災害は起きないかもしれませんが、起きた時には彼らは準備ができています。
 
最悪の事態を避けるための改善策を練りましょう。エネルギーと資源を投資する意思が必要です。最悪の結果を回避できる方法をあるだけ考えましょう。計画を練る際、コミュニケーション、チームの努力の結集、そして先制的に干渉することも考慮すること。
 
実行しましょう。変化は私達の作業を遅くさせることがあり、まとまりを失ったり、モチベーションを無くしたりすることもあります。キャリアの中で、こういう時期こそ最大のエネルギーを奮い起して実行しなければなりません。そうすることによって、心配事でくよくよすることを防げるだけでなく、危機的な時期に組織のイメージを強化できます。
 
避けられない事態もうまくかわしましょう。変化は避けたりそらしたりすることはできません。キャリアの中で行うあらゆる事項の一部なのです。これを思い出せば、避けられない変化と戦って無駄な時間を過ごすことはなくなります。
 
最善を尽くしましょう。ビジネスにおけるプロフェッショナル性の最も原則的なルールは、常に最善を尽くすことです。これは私達を内側から動機付け、直面しているすべての変化に対応できるよう努力を注ぐようになります。変化が私達のキャリアにどのような影響を与えようとも、他者に、そして自分自身に対して最善を尽くした、と言えるようにしましょう。<​/span>
 
仕事に熱意を注ぎましょう。仕事に対する熱意を高めるにはどのような方法があるでしょうか?モチベーションを上ゲル者は何でしょうか?確実に最大限のエネルギーを仕事に注ぐためにできることは何ですか?変化期の間、かき集められるだけの熱意が必要です。熱意があれば、仕事はより良く、より早く進みます。仕事に対する楽しみと、達成感を得ることができます​。

 

 

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