あなたはスターバックスで友達と待ち合わせをして、互いに別のスターバックスで友達を待っていた経験はありませんか？ 私たちは皆自分の経験と思いこみに基づいて何かを推測します。そしてそれが正しくないことが証明されます。 私達リーダーが新しいプロジェクトをマネジメントする時、私たちは自分がしたいことは何かをきちんと分かっています。そして、それをチームメンバーに伝えるとき、メンバーもそれを理解するものと思い込んでしまいます。しかしながら間違った意思の疎通や誤解は私たちが思っている以上に頻繁に発生します。チームと意思の疎通を図るときは次の原則を守るとよいでしょう。
1. 相手を知る。
優秀な上司は、チームメンバー一人ひとりの長所と限界を知っています。チームに情報を提示する方法を計画するときは、そのことを念頭に置くことが重要です。その知識をもって彼らに対応することで、関与するスタッフに最適な方法で指示を与えることができます。人の性格には主に 4つのスタイルがあります。Driver (行動型)、Analytical (分析的)、Expressive (感覚型)、Amiable (協調的) のそれぞれによってコミュニケーション手法を変えます。 最高のコミュニケーションを生むには、その人のスタイルに合った指示を与える必要があります。
人によって学習のペースが異なることを念頭に置いてください。新しいコンセプトを理解するのに時間がかかる人もいます。たとえば、言葉で理解できる人がいれば、図や例を見せられて理解する人もいます。 あなたが意図していることをメンバーも理解できているかどうか常に確認するのは良い習慣です！
2. 専門用語に気を付ける。
どのような分野、仕事、職業でも独自の言葉があります。それは専門用語です。医師と健康状態について話をする時、専門家でなければ基本的にはわからない複雑なラテン語を浴びせられたらどうでしょうか。 あるいは、IT 業界で働いている人に話しかけ、返ってきた言葉があなたにとって外国語に聞こえることがあるかもしれません。同じ分野で働く人が互いにコミュニケーションする場合はそれで良く、極めて効果的です。
しかしながら、今日のビジネスでは、さまざまな専門性を持った人がチームとして集まります。チームメンバーの中には他のメンバーが使う専門用語に精通していない人もいるかもしれません。少しの時間を割いて、そのようなメンバーに必要な用語を説明したり、場合によっては専門用語の使用を避けることが賢明です。 専門分野以外の人とコミュニケーションをする時、専門的な表現の使用が正しい理解への大きな妨げとなるでしょう。この点に留意し、専門的な表現は可能な限り避けるべきです。
3. フィードバックを継続的に得る。
チームに指示を与えるときは、要点について質問します。あなたの指示をどのように解釈したか、チームメンバーに質問します。適切なタイミング、与えられた仕事をどのようにして始めるつもりなのか質問します。それが実演できることであれば具体的に見せてもらうことも良いでしょう。そうすることで、誤解があれば、始める前に修正できます。
プロジェクトが進行するさまざまな過程で、期待どおりの仕事をしているかどうか、チームメンバーに確認します。ただし、絶えず肩越しにのぞき見る必要はありません。 進捗状況をあなたとあなたのチームがレビューするチェックポイントを事前に設定しておきます。完了したものが期待する基準を満たすようにします。 プロジェクトの終わりに予想もしていなかった好ましくない事実が判明することのないようにしましょう。
以上のテクニックを利用することで、チームと共に、迅速かつ正確にプロジェクトを進めることができます。また、失敗が最小限に抑えられ、プロジェクトの品質が劇的に改善できることでしょう。